La conférence est un outil de fédération et de communication pouvant apporter une plus-value et une image très forte à votre entreprise. C’est une activité capable de positionner votre structure comme une réelle référence professionnelle dans son secteur d’activité. Toutefois, ces différents aspects dépendent nettement de la conférence que vous désirez organiser et de l’envergure de celle-ci. En effet, une conférence ne s’improvise pas. C’est une activité qui nécessite un intérêt particulier et la prise en compte d’un certain nombre d’aspects spécifiques. Alors, cet article vous montre comment organiser une conférence en 3 étapes.
Une conférence est tout d’abord une assemblée de personnes réunies pour s’enrichir ou débattre autour d’un sujet. C’est surtout une opération de communication de masse. Elle a pour objectif principal d’apporter une valeur ajoutée aux acteurs d’un secteur d’activité précis. Comme tout événement institutionnel, une conférence requiert avant tout la mise en place d’un objectif spécifique. En effet, l’objectif vous permettra de mieux définir le sujet, et de déterminer les intervenants que vous souhaitez inviter. Si vous souhaitez, par exemple, contacter un intervenant tel que Pascal Picq, il vous faudra trouver un thème précis qui concorde avec son courant d’idée. Définir l’objectif de votre conférence vous aidera aisément à déterminer la cible de celle-ci et à mettre en place de manière aisée le déroulé de la conférence.
Une fois l’objectif de votre conférence défini, il vous faudra par la suite établir le budget alloué à l’événement. C’est l’une des étapes les plus importantes pour organiser une conférence. Pour le bon déroulement de votre conférence, il est important que vous réfléchissiez, en amont, au budget de l’événement. Qu’il s’agisse d’un financement externe ou non, il faut que vous sachiez clairement définir les entrées et sorties d’argent que vous prévoyiez. Afin d’éviter de mauvaises surprises et plusieurs dépenses supplémentaires, nous vous conseillons d’établir un plan d’affaires qui prendra en compte les coûts suivants :
Plus tôt vous aurez déterminé votre budget prévisionnel, mieux, vous pourrez effectuer vos recherches et vos différentes réservations.
Après avoir effectué toutes ces démarches, il ne vous restera plus qu’à mettre en place le déroulé de votre conférence. Cette dernière phase est très cruciale dans l’organisation d’une conférence. En effet, c’est à travers le programme d’activité que vos invités pourront réellement s’imprégner du sujet de votre conférence. Et comme susmentionné, il faudrait que vous choisissiez avec grand soin, les différents intervenants et prestataires. En plus des intervenants, vous devez également opter pour une date et un lieu de réception accessible à votre public. À partir de tous ces paramètres, vous pourrez aisément établir un créneau horaire et les différentes activités à promouvoir au cours de votre conférence. Tout ceci permettra ainsi de mener à bien l’organisation de votre événement. Mais aussi donnera l’occasion à vos convives de profiter pleinement de votre conférence.
En somme, il existe 3 étapes fondamentales pour bien organiser une conférence, entre autres, définir l’objectif de l’événement, établir un budget prévisionnel et élaborer le contenu de l’événement.
