Un guide rapide pour l’organisation d’événements d’entreprise

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Un guide rapide pour l’organisation d’événements d’entreprise

animation originale pour votre événement d'entreprise

animation originale pour votre événement d'entreprise

L’organisation d’événements d’entreprise est l’une des tâches les plus importantes pour les entreprises. Dans un contexte aussi compétitif et mondialisé, les alliances entre entreprises sont à l’ordre du jour, et les événements d’affaires ne font que renforcer ces relations entre entreprises. Si vous lisez ces lignes, le moment est probablement venu pour vous d’organiser un événement professionnel. Comme nous savons qu’il s’agit toujours d’une tâche compliquée, en raison de tous les facteurs à prendre en compte, nous allons vous donner un guide pour vous faciliter la tâche.

Les principaux aspects à prendre en compte

Ainsi, l’un des aspects les plus importants de l’organisation d’événements professionnels est la gestion du temps. Il est essentiel d’apprendre à établir des priorités, en veillant à ce que les aspects les plus importants soient traités en premier. Répartissez raisonnablement votre temps entre les tâches. Un autre aspect fondamental est la flexibilité. Lorsque quelque chose ne va pas, vous avez besoin d’un plan de secours, vous devez être capable d’être flexible et de vous adapter aux horaires, au nombre d’invités et être prêt à ce que les choses tournent mal. Mais en choisissant une animation originale pour votre évènement d’entreprise, vous réduisez les risques d’erreur et de perte de temps. En même temps, vous vous assurez que l’animation soit en accord avec les objectifs poursuivis et l’occasion. Dans tous les cas, nous vous laissons avec un guide en 5 étapes pour organiser votre prochain événement professionnel…

5 étapes pour organiser votre événement d’entreprise

Faire un briefing

C’est un important document stratégique. Il contient le budget, les objectifs (à long et court terme) et les principes clés de l’événement. Un tel briefing est toujours bon pour la réflexion, afin de s’assurer que tout est aligné sur les buts et objectifs initiaux de l’entreprise ou de la campagne. Assurez-vous que, lors de l’événement, vous parlez de quelque chose qui a de la valeur pour les invités. Il s’agit d’une liste de base de ce qui doit figurer dans le briefing, bien que nous vous recommandions de l’adapter aux besoins spécifiques de votre événement :

  • Date avec heure de début et de fin
  • Localisation avec type d’événement et type de pièce requise (et disposition)
  • Liste des invités avec les participants (actifs)
  • Restauration, transport, sécurité, assurance, budget
  • Chronologie de l’événement, invitations, liste des participants confirmés

Préparer un budget

Voici les éléments les plus courants à inclure dans votre budget :

  • Réservation du lieu, ébergement des participants et/ou des invités
  • Transport, restauration, Honoraires des conférenciers
  • Activités supplémentaires
  • Marketing pour faire connaître l’événement

La préparation d’un budget avec des estimations réalistes sera également utile lors de la recherche de salles et de la négociation de contrats.

Fixer une date

Choisissez une date pour l’événement et assurez-vous que cette date convient au lieu et au public de l’événement. Il convient de tenir compte des jours fériés ou d’autres dates susceptibles d’affecter les personnes participant à l’événement, ainsi que de leurs habitudes professionnelles et personnelles. En fixant une date et une heure convenables, la probabilité d’annulations diminuera (et tout se passera mieux).

Faire connaître l’événement

Cela signifie qu’il faut donner un nom à l’événement, marquer tous les documents et les annonces que vous pouvez faire. Lorsque vous utilisez les médias sociaux ou les e-mails pour informer les gens de l’événement, veillez à ce que votre langage soit cohérent, utilisez les mêmes noms pour l’événement afin que les participants se sentent familiers avec l’événement. Si vous souhaitez offrir un objet à vos clients en tant qu’aimant à prospects, assurez-vous qu’il est en rapport avec votre activité et qu’il porte le logo ou le message de votre entreprise.

Choisir le meilleur espace pour l’événement

Lorsque vous choisissez le lieu de l’événement, vous devez tenir compte de ces aspects.

  • Emplacement: un emplacement de choix donnera plus de pertinence à l’événement.
  • Accessibilité: veillez à ce que l’espace soit également accessible aux personnes à mobilité réduite.
  • Configuration de la salle: cela dépendra largement de l’objectif de l’événement. Une salle pour un événement de formation (qui nécessite des tables pour que les participants puissent écrire et prendre des notes) n’est pas la même chose qu’une table ronde avec des participants. Parmi les dispositions de salle les plus courantes, citons la disposition impériale (chaises autour d’une table rectangulaire), le théâtre (chaises orientées vers l’avant de la salle), l’école (comme pour le théâtre, mais avec des tables entre les rangées de chaises), le banquet (autour d’une table ronde) ou le cabaret (autour d’une table ronde, mais avec les chaises face à la scène).
  • Services supplémentaires: si vous voulez économiser du temps et des efforts de coordination entre les différents prestataires de services (traiteur, réceptionnistes, hôtesses…), il est préférable de réserver une salle qui a la possibilité d’inclure tout cela et qui, en plus, se charge de tout avoir prêt, et dans le bon ordre, au moment du départ.
  • La technologie: l’espace doit disposer d’une technologie suffisante. Il peut s’agir d’écrans de projection, mais aussi d’une bande passante suffisante pour le streaming Internet ou d’un réseau permettant aux participants à l’événement de se connecter avec leurs ordinateurs portables.